Документ сотрудника о его стаже, трудоустройстве и т. д. называется трудовой книжкой.

Дорогие читатели! Статья рассказывает о типовых способах решения юридических вопросов, но каждый случай индивидуален. Если вы хотите узнать, как решить именно Вашу проблему - обращайтесь к консультанту:

+7 (499) 938-81-90 (Москва)

+7 (812) 467-32-77 (Санкт-Петербург)

8 (800) 301-79-36 (Регионы)

ЗАЯВКИ И ЗВОНКИ ПРИНИМАЮТСЯ КРУГЛОСУТОЧНО и БЕЗ ВЫХОДНЫХ ДНЕЙ.

Это быстро и БЕСПЛАТНО!

Хранится она у работодателя вместе с остальными документами, касающимися трудовой занятости (приказами о приеме на работу, переводе и т.д.). Но иногда она может потребоваться сотруднику для представления в госорганы.

В этом случае следует написать заявление на выдачу трудовой книжки, и работодатель будет обязан выдать оригинал документа сотруднику, но только на время.

Главные моменты

Трудовая книжка представляет собой главный документ, в котором фиксируется вся информация о трудоустройстве гражданина.

При первом оформлении на работу ему необходимо написать заявление на оформление трудовой книжки впервые (образец).

В документе содержится обязательно также персональная информация гражданина (фамилия, имя и т.д.).

Хранится она у работодателя, который вносит в нее записи при трудоустройстве, переводе, увольнении и т.д.

Замечание. Иногда сотрудники отдела кадров не заполняют из-за невнимательности персональные данные или из-за плохого почерка их оказывается невозможно нормально прочесть.

В этом случае надо будет подать заявление об установлении факта принадлежности трудовой книжки в суд, и только вместе с принятым им решением документ будет действительным. Скачать образец подобного заявления в судебную инстанцию можно здесь.

Долгое время российское законодательство предусматривало возможность сотрудника получить трудовую книжку на руки только при увольнении.

В остальных случаях работодатель оформлял ему выписку или заверенную копию.

Часто оригинал документа действительно не нужен, например, при оформлении кредита вполне можно обойтись заверенной копией.

Но в определенных ситуациях госорганам обязательно нужен оригинал трудовой книжки.

Законодательство предусмотрело право работника получить на определенное время оригинал трудовой книжки, а также при необходимости все документы, касающиеся его трудовой занятости.

Важно! Отказать в выдаче по заявлению трудовой книжки работодатель не имеет права. Но лучше подать документ заблаговременно, так как на ее выдачу дается 3 дня.

Например, не всегда ответственное должностное лицо присутствует ежедневно на рабочем месте, а без него получить документ не выйдет.

Обязательным условием выдачи трудовой книжки работнику во всех случаях кроме увольнения является ее возврат.

Причем на это отводится также всего 3 дня с момента, когда документ был возвращен соответствующим государственным органом, запрашивающим его.

Впрочем, ответственности за несоблюдение этого срока нигде не установлено и, если по уважительной причине документ вернут чуть позднее, проблем возникнуть не должно.

При увольнении трудовая книжка выдается также бывшему сотруднику вместе со справками о зарплате и отчислениях в страховые фонды. Ее нужно будет обязательно представить при оформлении на новую работу.

Правовая база

Право работника получить на руки трудовую книжку зафиксировано в ст. 62 ТК РФ.

Также вопросы, касающиеся трудовых книжек, регулируются Постановлением Правительства №225 от 16.04.2003 года, Постановление Минтруда №69 от 10.10.2013 года.

В любом случае отказать в выдаче оригинала трудовой книжки работодатель не сможет, если работник подаст заблаговременно письменное заявление.

В каких случаях требуется

Обязательно надо представлять оригинал трудовой книжки при устройстве на новое место работы.

Она должна быть выдана прошлым работодателем при увольнении сотрудника. Также оригинал может потребоваться для представления в ПФР при оформлении пенсии.

Во всех остальных случаях в оригинале нет необходимости. Для банковских организаций, назначения пособий и т.д. вполне достаточно копии, заверенной должным образом работодателем.

Важно! Выдача заверенных копий документов, относящихся к работе, осуществляется работодателем на безвозмездной основе.

Под расписку

Факт получения трудовой книжки на руки сотрудником должен быть зафиксирован.

Для этих целей следует оформить обычную расписку от руки. С указанием данных сотрудника, даты и причины получения документа.

Это позволит сотруднику отдела кадров снять с себя ответственность за сохранность трудовой книжки.

На случай утери делаются обычно и заверенные копии всех ее страниц. При наличии этой информации восстановление книжки, в случае если сотрудник ее потеряет, пройдет значительно проще и быстрее.

Скачать образец расписки в получении трудовой книжки на руки можно здесь. Его можно легко переделать для использования в конкретной ситуации, просто подставив свои данные в готовый пример.

Видео: выдача трудовой книжки при увольнении

Образец заявления на выдачу трудовой книжки

Российским законодательством не установлена специальная форма для заявления на выдачу трудовой книжки или какие-либо отдельные требования по составлению такого документа.

Руководствоваться необходимо общими правилами и нормами для официальных обращений и деловой переписки.

Специалисты также советуют придерживаться общей схемы документа, приведенной в следующей таблице.

 Шапка  Основная часть  Заключительная часть
 Название работодателя, Ф.И.О. и должность руководителя, данные сотрудника   Непосредственно просьба о выдаче на руки трудовой книжки, указание на причину необходимости ее получения, а также сведения об ознакомлении с обязанностью возвратить документ в течение 3 дней Дата составления, личная подпись сотрудника 

Проще всего подготовить документ, взяв за основу готовый образец (скачать). В нем нужно будет лишь исправить необходимые данные на свои.

На руки работника

У работающего по найму гражданина трудовая книжка хранится у работодателя.

Ее выдают на руки только при увольнении, а также при наличии письменной просьбы сотрудника о ее выдаче на время.

Обязательно надо написать заявление о выдаче трудовой книжки или хотя бы расписку о ее получении.

Иначе ответственность за сохранность документа будет лежать на работодателе и могут возникнуть неприятные спорные моменты.

Для предоставления в Пенсионный фонд

Обычно именно для представления в Пенсионный фонд во время оформления пенсии и оказывается необходимо получить оригинал трудовой книжки у работодателя. Образец заявления можно скачать здесь.

В этом случае нужно так и указать причину, по которой требуется временно выдать документ на руки, написав «для представления в ПФР» или «оформления пенсии». Фактически это единственная ситуация, когда сотруднику нужен оригинал на время.

Важно! Работодатель не может отказать в выдаче трудовой книжки на время для оформления пенсии или решения других вопросов с ПФР.

Если по каким-либо причинам документ выдавать все же отказались, то можно обращаться в трудовую инспекцию и даже суд с жалобой и требованием об устранении нарушения.

После того, как Пенсионный фонд возвратит трудовую книжку работнику, он должен принести ее работодателю в течение 3 дней.

На пересылку почтой

Хранить длительное время работодателю трудовую книжку после увольнения сотрудника не рекомендуется во избежание возникновения судебных разбирательств и претензий, связанных с удержанием документов.

Ее следует постараться отдать бывшему сотруднику лично или же отправить на крайний случай по почте.

В последнем случае неплохо, если будет письменное разрешение работника на пересылку документа.

Иногда сотрудник при увольнении не хочет ждать по каким-либо причинам пока трудовая будет заполнена и готова к выдаче, в этом случае он сразу может попросить бывшего работодателя отправить ее по почте, написав соответствующее заявление.

Отправлять трудовую книжку по почте следует ценным письмом с описью вложения и уведомлением о вручении.

Это позволит всегда иметь возможность предъявить доказательства, даже если работник впоследствии заявит претензии в судебном порядке.

При увольнении

Работодатель должен обязательно выдать трудовую книжку при увольнении сотрудника.

В ней делается запись с указанием статьи ТК РФ, по которой был прекращен трудовой договор. Она также заверяется личной подписью сотрудника.

Одновременно работодатель должен представить сотруднику и справку о зарплате, а также о взносах на социальное страхование.

Если сотрудник по каким-то причинам не является за трудовой книжкой, то его надо уведомить по почте о необходимости забрать документ. Можно также попросить его дать разрешение на пересылку по почте.

В связи с утерей

Иногда сотрудники могут потерять трудовую книжку после получения ее на руки. В этом случае существует два варианта решения проблемы.

Если он потерял ее после увольнения с предыдущего места работы, то ему можно написать заявление на оформление новой трудовой книжки к новому работодателю.

Есть также возможность оформить дубликат трудовой книжки. Обычно этот способ восстановления документа применяется в ситуации, когда работник потерял выданную на время трудовую.

Хотя возможно он захочет обратиться за дубликатом и при потере трудовой книжки после увольнения. В последнем случае писать заявление ему придется уже бывшему работодателю.

Правильно составленное заявление позволяет без каких-либо проблем получить на руки трудовую книжку. Работодатель просто не может отказать в этом.

Впрочем, необходимость в получение оригинала возникает достаточно редко. Чаще всего сотруднику вполне достаточно только копии, заверенной работодателем.