Как известно, в любой компании ведется подсчет документации, проще говоря, ее внутренний контроль. А как же иначе?

Дорогие читатели! Статья рассказывает о типовых способах решения юридических вопросов, но каждый случай индивидуален. Если вы хотите узнать, как решить именно Вашу проблему - обращайтесь к консультанту:

+7 (499) 110-56-12 (Москва)

+7 (812) 317-50-97 (Санкт-Петербург)

8 (800) 222-69-48 (Регионы)

ЗАЯВКИ И ЗВОНКИ ПРИНИМАЮТСЯ КРУГЛОСУТОЧНО и БЕЗ ВЫХОДНЫХ ДНЕЙ.

Это быстро и БЕСПЛАТНО!

Если не сохранять важные бумаги, как же потом доказать правоту (или наоборот) одной сторон.

Аналогичным образом, ведение такого непримечательного на первый взгляд документа, как журнал регистрации трудовых договоров.

Нужно ли вести журнал регистрации соглашений к трудовым договорам в компании? Об этом более обширно поговорим в данной статье, и не только. Попробуем раскрыть занавес и понять, обязателен ли он.

Что это такое

Что такое этот журнал регистрации трудовых договоров? Достаточно важный документ, но по факту не является обязательным к ведению.

Нужно отметить, что законодательством не установлено четкой формы документа, тем самым, закон не принуждает вести его.

К обязательному регистрированию относятся трудовые книжки сотрудников, дополнительные соглашения к трудовым договорам (на усмотрение руководителя).

На что стоит обратить внимание:

Зачастую, проверочные службы Требуют предоставление регистрационного журнала
Согласно внутренних правил по документообороту Журнал регистрации должен быть
Журнал числится В управленческой документации компании
Отсутствие регистрации трудовых договоров Может навлечь к нарушениям и проблемам

Какими нормами или правилами руководствуются в компаниях:

  • каждую новую запись нужно проводить ежегодно;
  • при обнаружении ошибки в ведении журнала или записи, штрафы не назначаются;
  • при прописи последней страницы журнала, его прошивают и сдают в архив на хранение;
  • срочные договора, которые переоформляют на постоянные, подлежат обязательной регистрации в журнале;
  • директор компании или предприятия должен проставить свою подпись в окончании журнала в специальном месте.

Журнал регистрации ведется в двух копиях. Одна остается и скрепляется с личным трудовым делом сотрудника, другая передается лично ему.

Ответственного за ведение журнала, как правило, назначают кадровика или иного сотрудника, отдельным приказом.

Тем самым, с помощью документа, кадровик может оформить сотруднику (в случае надобности) больничный или отпуск, увольнение или перевод на другую должность, и т. д.

Допускается ведение документа в электронном или письменном виде. В случае «по-старинке» нужно придерживаться следующих правил ведения:

  • обложка в твердом переплете, страницы плотные;
  • страницы должны пронумерованные;
  • левый нижний край прошить ниткой;
  • на лицевой стороне указывается номер, дата составления и полное название компании;
  • на обратной стороне ставится подпись директора;

Поскольку технологии не стоят на месте, электронный журнал больше привлекает кадровиков. Документ достаточно легко составить в таблице MS Excel.

Однако в таком способе отсутствует возможность поставить подпись руководителя. Потому от старой формы не отказываются, а ведут два типа журнала.

Журнал можно сделать самому, а можно и заказать в отделах канцелярии в готовом и прошитом виде.

Также, можно скачать готовые бланки с интернета и сложить в единую тетрадь, прошить и подписать директором.

Важные понятия

Итак, уточним определения:

Журналом регистрации называется документ В котором прописывают сведения о заключенном или расторгнутом трудовом договоре сотрудника предприятия; он не является обязательным документом. Трудовое законодательство не обязывает работодателей его вести. Но в определенных случаях ведение данного журнала может быть полезно работодателю
Трудовым договором называется документ Который подписывается сторонами соглашения (работником и работодателем) и свидетельствует о трудовых взаимоотношениях

Назначение соглашения

С одной стороны, кадровики и руководство задумываются — нужен ли вообще этот журнал? Ответственность не применяется по нему, да и зачастую, как показывает практика, при приеме сотрудника его личное дело не формируется.

Куда тогда прикладывать журнал и что в нем регистрировать? Но в журнале могут храниться ксерокопии документов, которые в случае надобности, можно достать. Бланк трудового договора можно скачать здесь.

Они не потеряются и не порвутся, поскольку скреплены. В случае конфликтности между сторонами трудового договора, журнал можно «поднять» и выяснить вопросы.

Удобно использовать журнал при судебных разбирательствах ,поскольку суд может быстро ознакомиться с порядком личного дела работника.

Бухгалтерия часто пользуется журналом в качестве основы ведения деятельности компании. Также он нужен, чтобы предоставить нужную справку при переходе работника на другую должность или работу.

Нужен ли журнал в компании или нет, решает сам руководитель.

Правовая база

Законодательство РФ не предусматривает обязательство ведения документа регистрации трудовых договоров, а также не имеет утвержденной его формы.

Тем самым, ст. 309 ТК РФ говорит, что сам договор является подтверждающим фактом о заключении таких отношений, не нуждающийся в дополнительной регистрации где-либо.

О трудовом договоре и доп. соглашениях говорится в ст.358 Постановлений ФС архива от 06.09.2000 г.

Образец заполнения журнала регистрации трудовых договоров

Как выглядит форма журнала регистрации трудовых договоров? Как таковых правил по формированию документа нет, единственное условие (также для удобства) — складывать дела работников в алфавитном порядке.

Нумерация его страниц обязательна. Прежде, чем вносить какие-либо записи в документ, нужно завершить процесс подписания трудового договора сторонами.

Только после этого, можно вносить очередную запись. Поскольку, в законе ссылаться не на что, то в правила ведения принимаются основы документооборота — твердый переплет, прошитые страницы и т. д.

На месте сплетения капроновой нитки (на узелке) приклеивается пломба и ставится печать.

Структура бланка

Стандартный журнал регистрации представляется нам в составе одиннадцати столбиков, но их количество разрешается менять:

  • номер по порядку;
  • дата оформления трудового договора;
  • число договора или соглашения;
  • данные о работнике;
  • должность;
  • наименование компании или предприятия;
  • период заключения;
  • период расторжения;
  • тип работы;
  • допсоглашения;
  • примечание.

Бланк журнала учета трудовых договоров можно скачать здесь.

Какие данные нужно вносить

В перечисленных столбцах журнала отображение информации о трудовом договоре с работником должно происходит в полном масштабе, как можно раскрыто.

Сам журнал должен вестись полно и обширно. На титульной странице отображаются максимальные данные о компании, дата его формирования и т. д.

На первой странице документа можно пропечатать правила его ведения, но обычно его оставляют пустым.

Видео: книга учета движения трудовых книжек и вкладышей в них

Далее указывается ответственный сотрудник за ведение документа. Как правило, это выглядит табличной формой, потому что они могут меняться со временем.

За ведение журнала ответственности и штрафов не применяется, но при установлении ошибки в его содержании, документ желательно досрочно закрыть с соответствующей пометкой на той странице, где была последняя запись.

После чего, формируется новый журнал регистрации.

При записи о допсоглашениях

Доп. соглашения применимо при условии, что нужно внести коррективы в основной ТД. Послужить корректировке могут следующие моменты:

  • смена должности;
  • перестановка руководства;
  • изменения прежних условий труда.

Если имели место такие изменения, то в документ просто вноситься пометка о сформированном доп. соглашении на определенного сотрудника.

Срок хранения

После того, как очередной журнал регистрации закончился, и последняя его страница была заполнена, то его подлежит опломбировать и передать на длительное хранение в архив предприятия. Срок хранения составляет 75 лет.

Внесение изменений

Какие изменения могут вноситься в журнал регистрации:

  • смена занимаемой должности;
  • отстранение от прямых обязанностей;
  • смена руководства;
  • смена наименования компании или предприятия;
  • изменения в трудовом уставе компании и т.д.

Обычно, если изменения касаются самого трудового договора, то изменения можно корректировать доп. соглашением, которое также вносится в журнал.

На более крупных предприятиях практикуют ведение отдельного журнала регистрации, но для дополнительных соглашений.

Тем самым, такое параллельное ведение позволяет экономить страницы основного журнала и снизить вероятность помарок. Ведется он по таким е правилам, как и основной.

Кто утверждает документ

Журнал регистрации подлежит согласованию между руководителем и ведущим кадровиком. Следовательно, начало ведения документа подлежит предварительному уведомлению от руководства.

Иными словами, должен быть издан приказ, на основе которого формируется сам регистрационный журнал трудовых договоров компании. Сам приказ также фиксируется в специальном журнале приказов.

Закрытие или переформирование очередного журнала сопровождается изданием распоряжением руководства.

Иными словами, без ведома руководителя никакие повторные выпуски документа данного типа не осуществляются на стороне.

Журнал регистрации может использоваться в компании, но он не является обязательным. Договор сотрудничества сторон является внутренним, потому зафиксировать его желательно и удобно.

Документооборот внутри компании должен подчиняться порядку, в будущем это поможет избежать недоразумений.

Внимание!

  • В связи с частыми изменениями в законодательстве информация порой устаревает быстрее, чем мы успеваем ее обновлять на сайте.
  • Все случаи очень индивидуальны и зависят от множества факторов. Базовая информация не гарантирует решение именно Ваших проблем.

Поэтому для вас круглосуточно работают БЕСПЛАТНЫЕ эксперты-консультанты!

  1. Задайте вопрос через форму (внизу), либо через онлайн-чат
  2. Позвоните на горячую линию:

ЗАЯВКИ И ЗВОНКИ ПРИНИМАЮТСЯ КРУГЛОСУТОЧНО и БЕЗ ВЫХОДНЫХ ДНЕЙ.